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四川城市职业学院印章管理办法
[学院办公室]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2017年7月3日
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四川城市职业学院印章使用管理办法

 

为规范学院印章管理,根据上级有关规定和学院实际,特制定本办法。
   
一、学院印章

包括学院法人章、行政印章、钢印、党委(党校)印章、工会印章、学院领导手章;各单位行政印章、党总支、直属党支部印章、和学院各种业务印章、学院群团(共青团、协会、学会等)印章、以及以上印章的电子印章。

    二、学院印章使用范围

    1.以学院或学院党委名义签发的文件、文书、通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等;学院对外工作联系的介绍信、合同、 项目协议、 授权书、 承诺书、材料及其它需要用印的文件等。

    2.学院各单位印章及业务专用章由单位第一负责人明确使用范围及要求。

    三、学院印章使用程序

    1.需在学院红头文件、账目款项、 重要数字、 以学院名义发信息、各类合同、项目协议、授权书、承诺书等重要材料上用印的,必须由相关单位通过OA系统的用印申请,分管院领导审批同意后用印。

    2.涉及财务、人事、工资的各类报表、报告、 申请、 便函、 介绍信等需用印的,必须由相关单位通过OA系统的用印申请,分管院领导审批同意后用印。

    3.涉及个人事项需用印的材料,如贷款、担保、户口等,由个人通过OA系统的用印申请,分管院领导审批同意后用印。

    4.报送材料、便函需用印的,由相关单位通过OA系统的用印申请,分管院领导审批同意后用印。

    5.开具单位介绍信需用印的,由相关单位通过OA系统提出用印申请,分管院领导审批同意后,在介绍信上形成电子流水编码,由党政部打印出并用印,存根由党政部专人保管存档。

    6.学院印章原则上禁止带出本单位。因特殊需要必须经过OA系统流程,分管院领导审批同意后,方可由专人带出。公章带出期间,带出人只可将公章用于申请事由,并对印章的使用后果承担责任。

    7.对行文不规范(字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明)的文档,拒绝用印。

    8.学院印章一律不得在空白纸页上使用。严禁对空白的纸张、表格、信函、证件等使用学院行政章或业务专用章。严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印,遇特殊情况, 必须书面申请, 经分管院领导签字同意后, 方可用印。

    9.特殊情况急需用印的,由用印申请人注明事由,并经分管院领导同意后可先行用印,但用印申请人应在事后及时补办手续。

    10.印章管理人员必须按规定严格管理印章,并遵守用印审批程序,用印时应仔细核对有关内容是否与OA系统申请一致,申请人所填写的内容和拟用印的文稿材料不符的,不予用印。若因审核马虎,出现用印错误或事故,由印章管理人员承担责任。

    11.规范使用印章,做到“齐年盖月” ( 即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章的下面 ) 文件页数较多,须加盖骑缝章;盖章时用力要均匀,落印要平衡,印泥(油)要适度,保证印迹端正、清晰。

    12.有下列情况印章必须停用:单位名称变动;印章损坏;印章遗失或被盗,声明作废。

    13.经批准停止使用的印章由党政部统一封存或送相关部门销毁,不得擅自处理。

    四、学院印章保管

    1.学院行政印章、钢印、党委(党校)印章、工会印章、学院领导手章由党政部专人管理,未经领导批准不得擅自转交他人代管;

    2.党政部要建立“印章启用登记表” ,凡启用新的印章,申请人都应出示分管院领导的批准签字,然后填写印章启用登记表,写明印章使用范围等,按照规定程序使用,严禁擅自交于他人。

    3.印章管理人员负责印章保管安全,印章存放在指定的安全地方,严禁擅自携带外出。

    4.印章管理人员因事离岗时,须由部门负责人指定人员暂时代管,以免贻误工作;管理人员外出移交印章时,需由分管院领导同意。

    5.印章管理人员需负责印章保养,使用中达到干净、字迹清晰、色调鲜艳。

    6.印章管理人员因工作需要调离,应办理印章交接手续。

    7.印章遗失应及时上报,对外登报作废。

    五、学院电子印章管理

1.电子印章管理、使用方式等同实物印章且具有同等法律效力。

2.电子印章应等同于实物印章管理,由电子印章的主管部门指定专人保管使用,不得带离办公室。

3.学院电子印章由党政部统一制作、颁发、不得擅自制作使用。

4.使用单位可向党政部提出电子印章申请,并提交纸质印模。党政部完成电子印章制作后,通知申请单位领取电子印章。

5电子印章主要用于OA系统以学院名义下发的公文。

6.在接收电子公文前,应验证公文电子印章的合法性。电子公文的打印稿、复印稿或经任何形式的电子格式转换稿,不具备相同法律效力。

7.电子印章不再使用的,使用单位须向党政部交回电子印章。

8.电子印章因损坏、遗失等原因不能使用的,使用单位应将损坏的电子印章交回党政部,并按本办法第4条的规定重新办理。

本办法自公布之日起实施。

 

四川城市职业学院党政部                  2017年7月3日印发



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编辑:党政部  
 
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